Het nieuwe financieringsmodel voor ziekenhuisinfrastructuur bestaat uit twee subsidiestromen, respectievelijk het instandhoudingsforfait en het strategisch forfait.

Het instandhoudingsforfait is bedoeld om de bestaande infrastructuur (onroerend en roerend) in exploitatie te kunnen houden.

Het strategisch forfait is bedoeld voor dekking van de kosten die gepaard gaan met:

• De volledige nieuwbouw van ziekenhuizen
• De uitbreiding van bestaande capaciteit
• De werken inzake 'herconditionering'
• De eerste roerende investeringen (medische en niet-medische investeringen) die verbonden zijn met een nieuwbouw, uitbreiding of herconditionering van een ziekenhuis

Herconditionering beperkt zich tot die werken die een volledige stripping van het geheel of een gedeelte van het gebouw omvatten of een wijziging van diensten die gepaard gaat met een herallocatie van diensten/functies met een noodzakelijke grondige aanpassing van de infrastructuur. Alle andere aanpassingen die worden uitgevoerd, worden geacht gedekt te zijn door het instandhoudingsforfait. Bij een herconditionering zal steeds gekeken worden naar het aantal bedden, plaatsen en/of eenheden die het voorwerp uitmaken van de investering en daarvoor zal het ziekenhuis een forfait ontvangen. Een hernieuwing van een investering waarvoor reeds een strategisch forfait wordt ontvangen, impliceert echter niet dat voor de hernieuwde investering een extra strategisch forfait zal worden betaald.

1. Instandhoudingsforfait

Het instandhoudingsforfait is bedoeld om de bestaande infrastructuur (onroerend en roerend) in exploitatie te kunnen houden.

Dit betekent dat de roerende investeringen (medische en niet-medische investeringen) op gepaste tijden moeten kunnen worden vervangen en dat onderhoudswerken aan bestaande gebouwen moeten kunnen worden uitgevoerd om de dienstverlening binnen de bestaande setting van diensten en functies op een kwaliteitsvolle manier te kunnen blijven uitvoeren. Het is niet de bedoeling om via dit forfait vernieuwbouw of werken uit te voeren die een grondige aanpassing van de gebouwen tot doel hebben via stripping of een wijziging van diensten inhouden.

Deze laatste werken moeten gebeuren binnen het kader van het hierna beschreven strategisch forfait. Een ziekenhuis is vrij om dit forfait te besteden aan infrastructuurwerken en roerende investeringen, zolang de aanpassingen niet raken aan de zorgstrategische planning. Het instandhoudingsforfait wordt dus niet gekoppeld aan een bepaalde investering en wordt toegekend voor onbepaalde duur. Elk ziekenhuis ontvangt dergelijk instandhoudingsforfait, daarbij rekening houdend met verschillende parameters: aantal bedden/plaatsen, operatiekwartier-zalen, aantal bunkers radiotherapie e.d.m. Per parameter wordt een bedrag bepaald om zo tot een globaal instandhoudingsforfait per ziekenhuis te komen. De per parameter bepaalde bedragen worden jaarlijks aangepast aan de gezondheidsindex.

Bepaling instandhoudingsforfait en betaling

Het Fonds betaalt in één keer het jaarlijkse instandhoudingsforfait uit in het jaar waarop het forfait betrekking heeft. Er moet geen aanvraag voor het instandhoudingsforfait worden ingediend.

Het Fonds bezorgt de berekening van het jaarlijkse instandhoudingsforfait, vermeld in het BVR procedure infrastructuursubsidie ziekenhuizen artikel 27, tweede lid, aan de exploitant van het ziekenhuis. Als de exploitant niet akkoord gaat met die berekening, kan hij binnen dertig dagen na de ontvangst van die berekening op elektronische wijze bezwaar aantekenen bij het Fonds. De beslissing van de leidend ambtenaar van het Fonds over het bezwaar wordt binnen dertig dagen na de ontvangst van het bezwaar aan de exploitant meegedeeld.

Als de exploitant geen bezwaar heeft ingediend conform het eerste lid, wordt hij van rechtswege vermoed akkoord te gaan met de berekening van het jaarlijkse instandhoudingsforfait, vermeld in artikel 27, tweede lid.

Veelgestelde vragen

1. Hoe wordt het aantal plaatsen daghospitalisatie berekend?

Dit wordt berekend volgens volgende formule:

{0.75* (som van onderstaande cursief )/250*0.8} + {k(d)+a(d)} + {6 plaatsen G}
C-dagziekenhuis
Forfait chronische pijn1
Forfait chronische pijn2
Forfait chronische pijn3
Forfait groep1
Forfait groep2
Forfait groep3
Forfait groep4
Forfait groep5
Forfait groep6
Forfait groep7
Maxiforfait (anesthesie)
Maxiforfait combotherapie
Maxiforfait combotherapie & pediatrie combi
Maxiforfait monotherapie
Maxiforfait monotherapie & pediatrie mono

Voor het instandhoudingsforfait 2022 worden de cursieve gegevens bepaald op basis van de gegevens uit IZAG waarbij het maximum wordt genomen van de gegevens van het jaar 2020 en 2019. Omwille van de COVID-19 pandemie wordt de vermindering in het aantal plaatsen dagziekenhuis in 2020 ten opzichte van 2019 geneutraliseerd..

Het aantal {k(d)+a(d)} wordt bepaald op basis van de erkenningsgegevens op 1/1/2022.

2.  Hoe wordt het aantal OK-zalen bepaald voor de berekening van het instandhoudingsforfait 2022?
Dit wordt bepaald enkel op basis van het aantal weerhouden zalen (uit het BFM van 1/7/2021), niet op basis van de permanente zalen.

3. Hoe wordt het aantal centra nierdialyse bepaald?
Er wordt slechts één erkenning afgeleverd voor een centrum voor de behandeling van chronische nierinsufficiëntie, waarbij een centrum uit verschillende diensten kan bestaan. Het basisbedrag van 24.481,79 euro (index 2022) wordt toegekend per erkend centrum.

2. Strategisch forfait

Het strategisch forfait is gelinkt aan een infrastructuurinvestering die past binnen een zorgstrategisch kader voor Vlaanderen. Elke investering die raakt aan de zorgstrategische planning dient goedgekeurd te worden door de Vlaamse overheid en moet in overeenstemming zijn met de zorgstrategische planning zoals opgenomen in het Vlaams Regeerakkoord. Het zorgstrategische kader zal dus de basis vormen voor de toekenning van het strategisch forfait.

Dit forfait wordt betaald vanaf de ingebruikname na realisatie van de investering en wordt toegekend voor onbepaalde duur. Bij de berekening van het strategisch forfait wordt ook rekening gehouden met verschillende parameters, zoals het aantal bedden/plaatsen, het aantal operatiekwartierzalen, het aantal bunkers radiotherapie e.d.m. die het voorwerp uitmaken van de investering.

Zodra het strategisch forfait wordt toegekend worden de per parameter bepaalde bedragen nog jaarlijks voor een aandeel ten belope van 16% aangepast aan de afgevlakte gezondheidsindex.

NOOT: Word je tijdens de bouwwerken voor je project geconfronteerd met archeologische opgravingswerken? Raadpleeg de website van het agentschap Onroerend Erfgoed.

PROCEDURE

1. Zorgstrategie
2. Voortraject
3. Aanvraag akkoord masterplan en akkoord strategisch forfait
4. Start investering en evaluatie 2
5. Aanvraag opstartbeslissing
6. De opstartbeslissing, vaststellen bedrag en betaling strategisch forfait, evaluatie 3

1. Zorgstrategie

Het strategisch forfait is gelinkt aan een infrastructuurinvestering die past binnen een zorgstrategisch kader voor Vlaanderen. Elke investering die raakt aan de zorgstrategische planning dient goedgekeurd te worden door de Vlaamse overheid en moet in overeenstemming zijn met de zorgstrategische planning zoals opgenomen in het Vlaams Regeerakkoord. Het zorgstrategische kader vormt de basis voor de toekenning van het strategisch forfait.

In afwachting van de uitwerking van het zorgstrategische kader en na advies van het VIPA en van het Departement Zorg kan de Vlaamse Regering beslissen dat het strategisch forfait voor een aantal dringende of onafwendbare investeringsprojecten opgestart kan worden.

Het agentschap Zorg en Gezondheid adviseert over de conformiteit met de zorgstrategische planning.

2. Voortraject

Wilt u een VIPA-aanvraag opstarten? Stuur dan een e-mail naar bouwtechnischteam.vipa@vlaanderen.be met de vraag om een bouwtechnisch adviseur aan te duiden. Deze maakt een dossiernummer aan in eVIPA, het digitale VIPA-loket, en u ontvangt een e-mail met een link naar het dossiernummer.   

Daarna start het VIPA-voortraject met een aantal stappen. De verslaggeving van dit voortraject vormt een noodzakelijk dossierstuk van de subsidie-aanvraag.

Bent u nog niet vertrouwd met de subsidieprocedures van het VIPA? Vraag een administratieve begeleidingsvergadering aan via vipa@vlaanderen.be.  U krijgt hier in groep, een algemene toelichting over de subsidieprocedure van het VIPA.  

Heeft u vragen over het financiële luik van uw project, contacteer dan ons financieel team.

3. Aanvraag akkoord masterplan en akkoord strategisch forfait

Indienen aanvraag

U bezorgt de aanvraag elektronisch via vipa@vlaanderen.be. De samenstelling van de aanvraag vindt u hier.

Ontvankelijkheid

U krijgt steeds een ontvangstbewijs en zo snel mogelijk na ontvangst volgt een bericht van ontvankelijkheid. Als er stukken ontbreken, kan het dossier niet ontvankelijk worden verklaard en vragen wij de ontbrekende stukken op.

Evaluatie 1

De bouwtechnisch, functioneel en financieel adviseur maken de eerste evaluatie op en hebben hiervoor 120 dagen tijd. Als ze op basis van uw ingediende dossier vragen hebben, zullen zij u hiervoor contacteren.
 
De aanvraag goedkeuring masterplan en akkoord strategisch forfait met de 3 adviezen wordt geagendeerd op de coördinatiecommissie. De aanvraag met de positieve evaluatie van de coördinatiecommissie wordt voorgelegd aan de minister. De minister kan daarop het masterplan goedkeuren en het akkoord strategisch forfait verlenen. Een akkoord strategisch forfait houdt in dat het project in principe in aanmerking komt voor een strategisch forfait. 

Als er een aanvraag met autofinanciering werd ingediend, kan na de positieve evaluatie van de coördinatiecommissie en formele berichtgeving daarover, het aanvangsbevel voor de werken worden gegeven of de bestelling worden geplaatst. De aanvrager moet beschikken over de nodige financiële middelen die vereist zijn voor de volledige autofinanciering van het project.

Geldigheid van het akkoord strategisch forfait, wijzigingen aan het akkoord strategisch forfait en mogelijkheid opsplitsing project in projectdelen

Het akkoord strategisch forfait is twee jaar geldig. Binnen die termijn dient het bevel van aanvang tot de werken gegeven te worden of de bestelling worden geplaatst. De geldigheidstermijn van het akkoord strategisch forfait kan, op gemotiveerd verzoek van de aanvrager, door de minister worden verlengd in geval van overmacht.

Onmiddellijk nadat het bevel van aanvang tot de werken werd gegeven of de bestelling werd geplaatst, bezorgt u een kopie van het bevel en van de stedenbouwkundige vergunning of van de bestelling aan het VIPA en deelt u de vermoedelijke datum van ingebruikname mee van de infrastructuur waarvoor de werken of de bestelling plaatsvinden. Het bevel tot aanvang van de werken wordt gegeven en de bestelling wordt geplaatst conform de principes van de wetgeving betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.

Als een project in verschillende fases wordt gerealiseerd is het mogelijk het project op te splitsen in projectdelen. Dit zijn de onderdelen van een project die op verschillende tijdstippen in gebruik zullen worden genomen. Dit kan nuttig zijn aangezien het project pas in aanmerking kan komen om een strategisch forfait te ontvangen als het in gebruik is genomen. Door de minister kan op voorhand en per projectdeel het overeenkomstige deel van het strategisch forfait bepalen dat per projectdeel wordt vrijgegeven.

Uiterlijk 90 kalenderdagen voor het bevel tot aanvang van de werken die betrekking hebben op het project of op een projectdeel, kan een wijziging van het akkoord strategisch forfait aangevraagd worden. Die aanvraag tot wijziging wordt omstandig gemotiveerd en bevat de stukken die gewijzigd zijn ten opzichte van de aanvraag van het oorspronkelijke akkoord strategisch forfait. Nadat de minister het akkoord heeft verleend met de wijziging kunnen voor het project of voor dat projectdeel de werken worden aangevat of de bestelling worden geplaatst.

Mogelijkheid voorlopig akkoord strategisch forfait

Het is mogelijk om het masterplan ter goedkeuring voorleggen aan het Fonds in twee stappen. Eerst wordt een voorlopig akkoord strategisch forfait aangevraagd. Nadat het voorlopige akkoord strategisch forfait werd verkregen, kan het akkoord strategisch forfait worden aangevraagd.

Zo is het mogelijk om met een andere bouwformule de geplande investeringen te ontwerpen en/of bouwen en/of financieren en/of onderhouden (DBFM) dan de traditionele bouwformule om als aanvrager zelf het bouwheerschap op te nemen. In de eerste stap wordt het voorlopig akkoord gevraagd over het project dat de aanvrager in de markt zal zetten. Indien er vanuit de wetgeving of vanuit het VIPA fundamentele bezwaren zouden zijn t.o.v. het project en de projectaanpak, dan kan het VIPA dat namelijk zo vroeg mogelijk signaleren aan de aanvrager. Aldus wordt vermeden dat er nodeloos veel energie zou worden gestoken in het afsluiten van het DBF(M)-contract. De aanvrager heeft dan meer zekerheid dat het project dat aan het voorlopig akkoord voldoet en dat hij in de markt zet, aan de gestelde vereisten kan beantwoorden en kan toegewezen worden. In de tweede stap - de aanvraag voor het (definitief) akkoord strategisch forfait - wordt het concrete voorstel van uitwerking van het project beoordeeld.

Samenstelling aanvraag voorlopig akkoord strategisch forfait

4. Aanvraag opstartbeslissing en ingebruikname

In het kalenderjaar dat voorafgaat aan de ingebruikname van het project of desgevallend het projectdeel kan de aanvraag tot opstartbeslissing voor het toekennen van het strategisch forfait worden ingediend. Dus ten vroegste vanaf 1 januari van het jaar vóór het jaar van ingebruikname van de infrastructuur en ten laatste op 31 december van het jaar voorafgaand aan het jaar van de ingebruikname kan de opstartbeslissing worden aangevraagd.

De aanvrager van de opstartbeslissing bezorgt de ondertekende notulen van de raad van bestuur met de beslissing om het strategisch forfait aan te vragen en met de geplande datum van ingebruikname. Nadat de exploitatie van de infrastructuur werd opgestart, wordt de opstartdatum onmiddellijk meegedeeld aan VIPA/uw dossierbehandelaar.

Het strategisch forfait kan pas toegekend worden vanaf de datum van de ingebruikname van de infrastructuur. Vanaf de ingebruikname worden de volgende stukken ter beschikking gehouden of op verzoek bezorgd: Aanvraag opstartbeslissing - samenstelling dossier.

5. De opstartbeslissing, vaststellen bedrag en betaling strategisch forfait, evaluatie 3

De opstartbeslissing na ingebruikname door de minister

Bij de aanvraag van een opstartbeslissing over het strategisch forfait beslist de minister over het al dan niet opstarten van de toekenning van een strategisch forfait. Het Fonds legt binnen negentig dagen na de ingebruikname een ontwerp van opstartbeslissing voor aan de minister.

Indexering van het strategisch forfait

De hoge inflatie en de stijging van de materiaalkosten hebben een grote impact op de bouwkosten van ziekenhuizen die het VIPA subsidieert. Daarom heeft de Vlaamse regering op 20 oktober 2023 het indexeringsmechanisme van de strategische forfaits van de ziekenhuizen aangepast. Deze strategische forfaits kent de Vlaamse overheid vandaag toe aan ziekenhuizen voor de bouw van nieuwe infrastructuur en uitbreiding of renovatie van bestaande infrastructuur. De forfaits zijn gebaseerd op bedragen per bed, plaats of eenheid die werden vastgesteld in 2017 en sindsdien niet meer zijn geïndexeerd, behalve de indexatie met de afgevlakte gezondheidsindex (AGI) op 16% van het forfait vanaf de ingebruikname.

Het indexatiemechanisme tot oktober 2023 dekte echter de stijging van de bouwkosten tussen 2017 en 2023 niet. Het nieuwe indexeringsmechanisme van de strategische forfaits is van toepassing op de dossiers waarvan de werken van start zijn gegaan vanaf 1 januari 2021 en die nog niet in gebruik werden genomen op 31 december 2022.  

Het VIPA zal het strategisch forfait indexeren bij ingebruikname van de gesubsidieerde infrastructuur.  Op dat moment wordt het volledige bedrag als volgt geïndexeerd:  

• 50% van het bedrag wordt geïndexeerd op basis van de AGI op 1 januari van het jaar van bevel van aanvang t.a.v. de AGI op 1 januari 2017;
• 50% van het bedrag wordt geïndexeerd op basis van de AGI op 1 januari van het jaar van ingebruikname t.a.v. de AGI op 1 januari 2017;

Het gaat om een investering waarvan de budgettaire kost geleidelijk oploopt in functie van de ingebruikname van nieuwe de  ziekenhuisinfrastructuur. Ze moet de financiële draagkracht van de ziekenhuizen veiligstellen en ervoor zorgen dat de patiënt kan blijven rekenen op een kwaliteitsvolle zorginfrastructuur.

Om dit alles concreter te maken vindt u hier een voorbeeld van een berekening van het strategisch forfait volgens het nieuwe indexeringsmechanisme.

Meer info:

• BVR tot wijziging van het indexeringsmechanisme van de strategische forfaits van de ziekenhuizen zoals opgenomen in het BVR van 14 juli 2017 betreffende de subsidiëring van infrastructuur van ziekenhuizen;
• Nota Vlaamse regering voor het BVR tot wijziging van het indexeringsmechanisme van de strategische forfaits van de ziekenhuizen zoals opgenomen in het BVR van 14 juli 2017 betreffende de subsidiëring van infrastructuur van ziekenhuizen;
• Nieuwsbericht Vlaams minister Hilde Crevits.

Vaststellen van het bedrag van en de betaling van het strategisch forfait

Na de ondertekening van de opstartbeslissing tot toekenning van een strategisch forfait stelt de leidend ambtenaar van het Fonds conform het BVR Infrastructuursubsidie ziekenhuizen jaarlijks het bedrag van het strategisch forfait vast op naam van de aanvrager. Het Fonds betaalt het bedrag jaarlijks uit.

Het Fonds deelt de berekening van het jaarlijkse strategisch forfait mee aan de aanvrager.

Als de aanvrager niet akkoord gaat met de berekening van het jaarlijkse strategisch forfait, kan hij binnen dertig dagen na de ontvangst van die berekening op elektronische wijze bezwaar aantekenen bij het Fonds. De beslissing van de leidend ambtenaar van het Fonds over het bezwaar wordt binnen dertig dagen na de ontvangst van het bezwaar aan de aanvrager meegedeeld.

Als de aanvrager geen bezwaar heeft ingediend, wordt hij van rechtswege vermoed akkoord te gaan met de berekening van het jaarlijkse strategisch forfait.

Voor het jaar van de ingebruikname van de infrastructuur wordt het volledige bedrag van het jaarlijkse strategisch forfait toegekend, ongeacht de datum van de ingebruikname.

Vanaf het tweede jaar van de toekenning van het jaarlijkse strategisch forfait wordt dat forfait berekend op basis van het aantal bedden, plaatsen en eenheden die het ziekenhuis in gebruik heeft op 1 januari van het jaar waarop het forfait betrekking heeft.

6. Globale Evaluatie

In het jaar dat volgt op het jaar van de ingebruikname van de infrastructuur maakt de aanvrager een globale evaluatie van het gerealiseerde project. De evaluatie heeft minstens betrekking op het bouwproces, de kostprijsevolutie, de gebruiksgegevens en de gebruikerstevredenheid, en ze wordt uitgevoerd op basis van een model dat het Fonds ter beschikking stelt. De aanvrager bezorgt de evaluatie aan het Fonds.

3. Controle staatssteun

In het kader van de controle op Europese staatssteun moet u rapporteren over de kosten en opbrengsten van de projecten die het voorwerp vormen van het forfait.
In het voorjaar van 2022 communiceren we over de nieuwe deadline om de gegevens van 2019 en 2020 aan te leveren.

Meer informatie:

• de relevante informatie in verband met de controle op de staatssteun vindt u vanaf pagina 9 in: ziekenhuisnota boekhoudkundige verwerking+controle (word - 108kB)
• veelgestelde vragen (word - 60kB)
• controleschema en aanwendingsplan (excel - 38kB)

4. Subsidie voor reconversie k-bedden

Het VIPA subsidieert de realisatie van duurzame, toegankelijke en betaalbare zorginfrastructuur. De subsidies dienen om nieuwe gebouwen op te richten, of om bestaande gebouwen voor lange termijn in orde te stellen op functioneel en bouwtechnisch vlak.

Het VIPA komt tussen in de bouwkost voor een vast bedrag per m² dat overeen komt met ongeveer 60% van de geraamde bouwkost. Het gaat om de kosten voor bouwen en eerste uitrusting bij het nieuw te bouwen, uitbreiden of verbouwen van gebouwen. Afhankelijk van de aard van de werken komt het VIPA forfaitair tussen in de bouwkost, of op basis van de goedgekeurde raming (en eindafrekening).

NOOT: Word je tijdens de bouwwerken voor je project geconfronteerd met archeologische opgravingswerken? Raadpleeg de website van het agentschap Onroerend Erfgoed.

Voor wie?

Projecten van ziekenhuizen waarvoor een planningsvergunning inzake reconversie naar k-plaatsen werd verleend conform artikel 5 van het 'BVR van 18 februari 1997 tot vaststelling van de procedure voor het verkrijgen van een planningsvergunning en een exploitatievergunning voor intramurale en transmurale voorzieningen in de gezondheidszorg en de omzendbrief van de Vlaamse minister van WVG van 18 februari 2016 betreffende mogelijkheden van reconversie naar verblijven voor adolescenten met sterk verhoogde psychische kwetsbaarheid'.

Procedure

De procedure voor 'de aanvraag tot goedkeuring van het masterplan en van de subsidiebelofte' bestaat uit volgende stapppen:

1. Voortraject
2. Subsidieaanvraag en subsidiebelofte
3. Start investering, subsidiebetalingen en evaluatie 2 en 3
4. Waarborg (optioneel)

Hieronder wordt elke stap verder in detail uitgelegd. De nodige formulieren en documenten die u moet indienen, kan u steeds bij 'samenstelling dossier' vinden.

Voortraject

Wilt u een VIPA-aanvraag opstarten? Stuur dan een e-mail naar bouwtechnischteam.vipa@vlaanderen.be met de vraag om een bouwtechnisch adviseur aan te duiden. Deze maakt een dossiernummer aan in eVIPA, het digitale VIPA-loket, en u ontvangt een e-mail met een link naar het dossiernummer.   

Daarna start het VIPA-voortraject met een aantal stappen. De verslaggeving van dit voortraject vormt een noodzakelijk dossierstuk van de subsidie-aanvraag.

Bent u nog niet vertrouwd met de subsidieprocedures van het VIPA? Vraag een administratieve begeleidingsvergadering aan via vipa@vlaanderen.be. U krijgt hier in groep, een algemene toelichting over de subsidieprocedure van het VIPA.  

Heeft u vragen over het financiële luik van uw project, contacteer dan ons financieel team.

Subsidieaanvraag en subsidiebelofte

Indienen aanvraag

U dient de aanvraag in via eVIPA, het digitaal loket van het VIPA. 

Ontvankelijkheid

U krijgt steeds een ontvangstbewijs en zo snel mogelijk na ontvangst volgt een bericht van ontvankelijkheid. Als er stukken ontbreken, kan het dossier niet ontvankelijk worden verklaard en vragen wij de ontbrekende stukken op.

Evaluatie 1

De bouwtechnisch, functioneel en financieel adviseur maken de eerste evaluatie op en hebben hiervoor 120 dagen tijd. Als ze op basis van uw ingediende dossier vragen hebben, zullen zij u hiervoor contacteren.
 
De subsidieaanvraag met de 3 adviezen wordt geagendeerd op de coördinatiecommissie. De subsidieaanvraag met de positieve evaluatie van de coördinatiecommissie én met de stedenbouwkundige vergunning wordt voorgelegd aan de minister. De minister kan daarop de subsidiebelofte geven. Met het verlenen van de subsidiebelofte is er zekerheid over het subsidiebedrag voor uw infrastructuurproject. Op dat moment wordt het bedrag voor het project ook daadwerkelijk vastgelegd binnen het VIPA-budget.

Als er een aanvraag met autofinanciering werd ingediend, kan na de positieve evaluatie van de coördinatiecommissie en formele berichtgeving daarover, het aanvangsbevel voor de werken worden gegeven, kan de aankoop gebeuren of de bestelling voor uitrusting en meubilering worden geplaatst.

Geldigheid van de subsidiebelofte en wijzigingen aan de subsidiebelofte

De subsidiebelofte is twee jaar geldig (vanaf de datum vermeld op de brief van de subsidiebelofte). Binnen die termijn dient het bevel van aanvang tot de werken gegeven te worden, de aankoopakte worden verleden of de bestelling (voor louter uitrusting en meubilering) worden geplaatst. De geldigheidstermijn van de subsidiebelofte kan, op gemotiveerd verzoek van de aanvrager, door de minister worden verlengd in geval van overmacht.

Uiterlijk 90 kalenderdagen voor het bevel tot aanvang van de werken die betrekking hebben op het project, kan een wijziging van de subsidiebelofte aangevraagd worden. Die aanvraag tot wijziging wordt omstandig gemotiveerd en bevat de stukken die gewijzigd zijn ten opzichte van de aanvraag van de oorspronkelijke subsidiebelofte. 

In het geval van verbouwing, wordt de subsidiebelofte op basis van de raming berekend en bijgesteld op basis van de eindafrekening. Als de overschrijding van het bedrag van de oorspronkelijke subsidiebelofte meer dan 10% bedraagt van het bedrag van de oorspronkelijke subsidiebelofte, wordt de gewijzigde subsidiebelofte opnieuw voorgelegd voor advies aan de coördinatiecommissie.

Als de overschrijding van het bedrag van de oorspronkelijke subsidiebelofte kleiner is dan of gelijk is aan 10% van het bedrag van de oorspronkelijke subsidiebelofte, wordt het ontwerp van beslissing over de gewijzigde subsidiebelofte opgemaakt door het VIPA en ter beslissing voorgelegd aan de minister.

Start investering, subsidiebetalingen en evaluatie 2 en 3

Na het krijgen van de subsidiebelofte kan het bevel van aanvang van de werken worden gegeven of kan de aankoopakte worden verleden of de bestelling (voor enkel uitrusting en meubilair) worden geplaatst. Een kopie van het aanvangsbevel, de akte of de bestelling moet onmiddellijk aan VIPA worden bezorgd. De datum van het bevel van aanvang (de datum van de brief die de aanvang beveelt en niet de datum van de aanvang van de werken zelf) is van belang voor de indexering van het subsidiebedrag met de bouwindex.
 
De subsidie voor een aankoop wordt voor 90% betaald bij het voorleggen van de authentieke akte en de kostennota van de notaris. Voor de overige 10% kan de aanvrager de betaling ten vroegste een jaar na de ingebruikname van de infrastructuur in kwestie en ten laatste 6 jaar na de authentieke akte van aankoop aanvragen. 

De subsidie voor enkel uitrusting en meubilering wordt betaald na de goedkeuring van de leveringen door VIPA en na het indienen van het proces-verbaal van voorlopige oplevering en de eindafrekening. De subsidie moet ten laatste worden opgevraagd binnen de 3 jaar na de bestelling.

De subsidie voor werken wordt in 5 schijven betaald. Voor iedere schijf wordt een aparte aanvraag ingediend. De betalingen gebeuren naarmate de werken vorderen. De vordering van de werken wordt als volgt bepaald:

• Bedrag berekend bouwplafond = 10/6*investeringssubsidie, wordt vastgesteld door de coördinatiecommissie (= evaluatie 1).
• De som van de ingediende facturen wordt vergeleken met het berekend bouwplafond.

Schijf 1	Eerste factuur indienen: -factuur -overzicht van de gunningen	Betaling van 25% van de investeringssubsidie		Betaling uiterlijk 5 jaar na aanvangsbevel opvragen
Schijf 2	Werken zijn 50% gevorderd = de som van de facturen bedraagt 50% van het berekend bouwplafond. Indienen: -facturen -update van de gunningen  -aanvraag evaluatie 2	Betaling van 25% van de investeringssubsidie	Evaluatie 2 wordt aangevraagd, betaling kan doorgaan	Betaling uiterlijk 5 jaar na aanvangsbevel opvragen
Schijf 3	Werken zijn 75% gevorderd = de som van de facturen bedraagt 75% van het berekend bouwplafond. Indienen: -facturen -update van de gunningen	Betaling van 25% van de investeringssubsidie	Betaling kan doorgaan	Betaling uiterlijk 5 jaar na aanvangsbevel opvragen
Schijf 4	Ingebruikname	Betaling van 15% van de investeringssubsidie	Uitbetaling voorwaardelijk i.f.v. positieve evaluatie 2	Betaling uiterlijk 5 jaar na aanvangsbevel opvragen
Schijf 5	Ten vroegste 1 jaar na ingebruikname aanvragen 5e schijf. Indienen: -aanvraag evaluatie 3 -facturen -eindstaten	Betaling van 10% van de investeringssubsidie. Behalve bij verbouwing: subsidie wordt bijgesteld op basis van de eindafrekening	Evaluatie 3 wordt aangevraagd; uitbetaling voorwaardelijk i.f.v. positieve evaluatie 3	Betaling uiterlijk 6 jaar na aanvangsbevel opvragen

Evaluatie 2: tijdens de werken 

Het tweede evaluatiemoment is voorzien tijdens de werken om een stand van zaken van de voortgang van het project op te maken. De aanvraag voor de tweede evaluatie gebeurt samen met de aanvraag voor de tweede betalingsschijf. Een evaluatie kan samen gaan met een visitatie op een moment dat de werf al goed gevorderd is. De evaluatie wil de conformiteit met de subsidiebelofte vaststellen, en omvat tevens een controle op de principes van de wetgeving overheidsopdrachten.

Samenstelling aanvraag evaluatie 2

Een positieve evaluatie 2 is een voorwaarde voor de betaling van de vierde schijf bij ingebruikname.

Evaluatie 3: de eindevaluatie

Dit evaluatiemoment komt ten vroegste 1 jaar na de ingebruikname van het gebouw. De datum van ingebruikname moet worden gemeld aan het VIPA en ten vroegste 1 jaar nadien kan evaluatie 3 worden aangevraagd.

• De werken zijn allemaal definitief opgeleverd, of u bent nog in het proces van definitieve oplevering. 
• Het kunstwerk is gerealiseerd. 
• De eindafrekening is beschikbaar, de finale bouwkost kan vastgesteld worden op basis van de eindafrekening. 

Samenstelling aanvraag evaluatie 3

Een positieve evaluatie 3 is een voorwaarde voor de betaling van de vijfde en laatste schijf.

VIPA-waarborg

Er kan maximaal een bedrag van 2/3 van de subsidiebelofte als lening worden gewaarborgd.

5. VIPA-subsidies voor preventie van agressie, vrijheidsbeperking of vrijheidsberoving

Alle info hierover vindt u in de rubriek 'Subsidies voor preventie van agressie, vrijheidsbeperking en -beroving' van de VIPA-website.

6. Klimaatsubsidies

U komt als zorgvoorziening in aanmerking voor klimaatsubsidies als u voor uw gebouwen een energiescan heeft laten uitvoeren. U kunt deze klimaatsubsidies gebruiken om energiebesparende maatregelen te laten uitvoeren of om een energieprestatiecontract te laten opmaken. Het VIPA voorziet deze subsidies om samen met u tot een energie-efficiënt gebouwenpark te komen en om zo de toekomstige energiekost te reduceren. 

Meer info over deze klimaatsubsidies vindt u in de rubriek Klimaatsubsidies van deze website.