1. Klassieke betoelaging

Het VIPA subsidieert de realisatie van duurzame, toegankelijke en betaalbare zorginfrastructuur. De subsidies dienen om nieuwe gebouwen op te richten, of om bestaande gebouwen voor lange termijn in orde te stellen op functioneel en bouwtechnisch vlak.

Het VIPA komt tussen in de bouwkost voor een vast bedrag per m² dat overeenkomt met ongeveer 60% van de geraamde bouwkost. Het gaat om de kosten voor bouwen en eerste uitrusting bij het nieuw te bouwen, uitbreiden of verbouwen van gebouwen. Afhankelijk van de aard van de werken komt het VIPA forfaitair tussen in de bouwkost, of op basis van de goedgekeurde raming (en eindafrekening).
 
De aankoop van een gebouw, eventueel in combinatie met verbouwingen, kan ook gesubsidieerd worden. De aankoop van grond subsidieert het VIPA niet. Het VIPA subsidieert ook uitrusting en meubilering.

Bij uw aanvraagdossier voor VIPA-investeringssubsidies voegt u het BTW-attest, uitgereikt door de Federale Overheidsdienst (FOD) Financiën.

NOOT: Word je tijdens de bouwwerken voor je project geconfronteerd met archeologische opgravingswerken? Raadpleeg de website van het agentschap Onroerend Erfgoed.

De procedure voor 'de aanvraag tot goedkeuring van het masterplan en van de subsidiebelofte' bestaat uit volgende stappen:

  1. Voortraject
  2. Subsidieaanvraag en subsidiebelofte
  3. Start investering, subsidiebetalingen en evaluatie 2 en 3
  4. Waarborg (optioneel)

Hieronder wordt elke stap verder in detail uitgelegd. De nodige formulieren en documenten die u moet indienen, kan u steeds bij 'samenstelling dossier' vinden.

Als uw project een subsidiebelofte kreeg vóór 20/03/2016 moet u een andere procedure volgen.

Voortraject

Wilt u een VIPA-aanvraag opstarten? Stuur dan een e-mail naar bouwtechnischteam.vipa@vlaanderen.be met de vraag om een bouwtechnisch adviseur aan te duiden. Deze maakt een dossiernummer aan in eVIPA, het digitale VIPA-loket, en u ontvangt een e-mail met een link naar het dossiernummer.   

Daarna start het VIPA-voortraject met een aantal stappen. De verslaggeving van dit voortraject vormt een noodzakelijk dossierstuk van de subsidie-aanvraag.

Bent u nog niet vertrouwd met de subsidieprocedures van het VIPA? Vraag een administratieve begeleidingsvergadering aan via vipa@vlaanderen.be. U krijgt hier in groep, een algemene toelichting over de subsidieprocedure van het VIPA.  

Heeft u vragen over het financiële luik van uw project, contacteer dan ons financieel team.

NOOT wijkgezondheidscentra (WGC): om in aanmerking te komen voor VIPA-investeringssubsidies moet het WGC voldoen aan volgende criteria:

  • uitbating door een vzw
  • multidisciplinaire werking van minimum een huisarts, een verpleegkundige en een maatschappelijk werker
  • forfaitair financieringssysteem
  • inzet voor de lokale gemeenschap met aandacht voor kwetsbare doelgroepen

Om in te schatten of u aan de vooropgestelde criteria voldoet, bezorgt u het VIPA vóór het 1e vooroverleg deze voorbereidende checklist . 

Subsidieaanvraag en subsidiebelofte

Indienen aanvraag

U dient de aanvraag in via eVIPA, het digitaal loket van VIPA.

Ontvankelijkheid

U krijgt steeds een ontvangstbewijs en zo snel mogelijk na ontvangst volgt een bericht van ontvankelijkheid. Als er stukken ontbreken, kan het dossier niet ontvankelijk worden verklaard en vragen wij de ontbrekende stukken op.

Evaluatie 1

De bouwtechnisch, functioneel en financieel adviseur maken de eerste evaluatie op en hebben hiervoor 120 dagen tijd. Als ze op basis van uw ingediende dossier vragen hebben, zullen zij u hiervoor contacteren.
 
De subsidieaanvraag met de 3 adviezen wordt geagendeerd op de coördinatiecommissie. De subsidieaanvraag met de positieve evaluatie van de coördinatiecommissie én met de stedenbouwkundige vergunning wordt voorgelegd aan de minister. De minister kan daarop de subsidiebelofte geven. Met het verlenen van de subsidiebelofte is er zekerheid over het subsidiebedrag voor uw infrastructuurproject. Op dat moment wordt het bedrag voor het project ook daadwerkelijk vastgelegd binnen het VIPA-budget. 

Uitzondering: Klassieke dossiers die ontvankelijk verklaard waren vóór 20/03/2016 kunnen een subsidiebelofte krijgen op basis van het stedenbouwkundig attest of de stedenbouwkundige vergunning, deel uitmakende van het dossier op het moment van de bevestiging van de ontvankelijkheid. Alternatieve dossiers die ingekanteld werden in de klassieke procedure kunnen een belofte krijgen mits toevoeging van een geldig stedenbouwkundig attest of vergunning. 

Als er een aanvraag met autofinanciering werd ingediend, kan na de positieve evaluatie van de coördinatiecommissie en formele berichtgeving daarover, het aanvangsbevel voor de werken worden gegeven, kan de aankoop gebeuren of de bestelling voor uitrusting en meubilering worden geplaatst.

Geldigheid van de subsidiebelofte en wijzigingen aan de subsidiebelofte

De subsidiebelofte is 2 jaar geldig. Binnen die termijn dient het bevel van aanvang tot de werken gegeven te worden, de aankoopakte worden verleden of de bestelling (voor louter uitrusting en meubilering) worden geplaatst. De geldigheidstermijn van de subsidiebelofte kan, op gemotiveerd verzoek van de aanvrager, door de minister worden verlengd in geval van overmacht.

Uiterlijk 90 kalenderdagen voor het bevel tot aanvang van de werken die betrekking hebben op het project, kan een wijziging van de subsidiebelofte aangevraagd worden. Die aanvraag tot wijziging wordt omstandig gemotiveerd en bevat de stukken die gewijzigd zijn ten opzichte van de aanvraag van de oorspronkelijke subsidiebelofte. 

In het geval van verbouwing, wordt de subsidiebelofte op basis van de raming berekend en bijgesteld op basis van de eindafrekening. Als de overschrijding van het bedrag van de oorspronkelijke subsidiebelofte meer dan 10% bedraagt van het bedrag van de oorspronkelijke subsidiebelofte, wordt de gewijzigde subsidiebelofte opnieuw voorgelegd voor advies aan de coördinatiecommissie.

Als de overschrijding van het bedrag van de oorspronkelijke subsidiebelofte kleiner is dan of gelijk is aan 10% van het bedrag van de oorspronkelijke subsidiebelofte, wordt het ontwerp van beslissing over de gewijzigde subsidiebelofte opgemaakt door het VIPA en ter beslissing voorgelegd aan de minister.

NOOT wijkgezondheidscentra: na goedkeuring van uw subsidiedossier bezorgt u aan het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid jaarlijks een rapportering van de activiteiten, met specifieke aandacht voor hoe u doelgroepen bereikt. Meer info hierover vindt u in de regelgeving.

Start investering, subsidiebetalingen en evaluatie 2 en 3

Na het krijgen van de subsidiebelofte kan het bevel van aanvang van de werken worden gegeven of kan de aankoopakte worden verleden of de bestelling (voor enkel uitrusting en meubilair) worden geplaatst. Een kopie van het aanvangsbevel, de akte of de bestelling moet onmiddellijk aan VIPA worden bezorgd. Die datum is van belang voor de geldigheidstermijn van de subsidiebelofte en voor de indexering van het subsidiebedrag met de bouwindex.
 
De subsidie voor een aankoop wordt voor 90% betaald bij het voorleggen van de authentieke akte en de kostennota van de notaris. Voor de overige 10% kan de aanvrager de betaling ten vroegste een jaar na de ingebruikname van de infrastructuur in kwestie en ten laatste 6 jaar na de authentieke akte van aankoop aanvragen. 

De subsidie voor enkel uitrusting en meubilering wordt betaald na de goedkeuring van de leveringen door VIPA en na het indienen van het proces-verbaal van voorlopige oplevering en de eindafrekening. De subsidie moet ten laatste worden opgevraagd binnen de 3 jaar na de bestelling.

De subsidie voor werken wordt in 5 schijven betaald. Voor iedere schijf wordt een aparte aanvraag ingediend. De betalingen gebeuren naarmate de werken vorderen. De vordering van de werken wordt als volgt bepaald:

  • Bedrag berekend bouwplafond = 10/6*investeringssubsidie, wordt vastgesteld door de coördinatiecommissie (= evaluatie 1).
  • De som van de ingediende facturen wordt vergeleken met het berekend bouwplafond.
Schijf 1 ​ Eerste factuur
Indienen:
- factuur
- overzicht van de gunningen 
Betaling van 25% van de investeringssubsidie  
Schijf 2 Werken zijn 50% gevorderd = de som van de facturen bedraagt 50% van het berekend bouwplafond.

Indienen:
- facturen
- update van de gunningen 
- aanvraag evaluatie 2
Betaling van 25% van de investeringssubsidie​ Evaluatie 2 wordt aangevraagd, betaling kan doorgaan​
Schijf 3 Werken zijn 75% gevorderd = de som van de facturen bedraagt 75% van het berekend bouwplafond.

Indienen:
- facturen
- update van de gunningen
Betaling van 25% van de investeringssubsidie Betaling kan doorgaan​
Schijf 4 Ingebruikname Betaling van 15% van de investeringssubsidie Uitbetaling voorwaardelijk​ i.f.v. positieve evaluatie 2​
Schijf 5 Ten vroegste 1 jaar na ingebruikname aanvragen 5e schijf.

Indienen:
- aanvraag evaluatie 3
- facturen
- eindstaten
Betaling van 10% van de investeringssubsidie. 

Behalve bij verbouwing: subsidie wordt bijgesteld op basis van de eindafrekening​
Evaluatie 3 wordt aangevraagd; uitbetaling voorwaardelijk i.f.v. positieve evaluatie 3

Evaluatie 2: tijdens de werken 

Het tweede evaluatiemoment is voorzien tijdens de werken om een stand van zaken van de voortgang van het project op te maken. De aanvraag voor de tweede evaluatie gebeurt samen met de aanvraag voor de tweede betalingsschijf. Een evaluatie kan samen gaan met een visitatie op een moment dat de werf al goed gevorderd is. De evaluatie wil de conformiteit met de subsidiebelofte vaststellen, en omvat tevens een controle op de principes van de wetgeving overheidsopdrachten.

Samenstelling aanvraag evaluatie 2

Een positieve evaluatie 2 is een voorwaarde voor de betaling van de vierde schijf bij ingebruikname.

Evaluatie 3: de eindevaluatie

Dit evaluatiemoment komt ten vroegste 1 jaar na de ingebruikname van het gebouw. De datum van ingebruikname moet worden gemeld aan het VIPA en ten vroegste 1 jaar nadien kan evaluatie 3 worden aangevraagd.

  • De werken zijn allemaal definitief opgeleverd, of u bent nog in het proces van definitieve oplevering;
  • Het kunstwerk is gerealiseerd;
  • De eindafrekening is beschikbaar, de finale bouwkost kan vastgesteld worden op basis van de eindafrekening. 

Samenstelling aanvraag evaluatie 3

Een positieve evaluatie 3 is een voorwaarde voor de betaling van de vijfde en laatste schijf.

VIPA-waarborg

Er kan maximaal een bedrag van 2/3 van de subsidiebelofte als lening worden gewaarborgd.

2. Klimaatsubsidies

U komt als zorgvoorziening in aanmerking voor klimaatsubsidies als u voor uw gebouwen een energiescan heeft laten uitvoeren. U kunt deze klimaatsubsidies gebruiken om energiebesparende maatregelen te laten uitvoeren of om een energieprestatiecontract te laten opmaken. Het VIPA voorziet deze subsidies om samen met u tot een energie-efficiënt gebouwenpark te komen en om zo de toekomstige energiekost te reduceren. 

Meer info over deze klimaatsubsidies vindt u in de rubriek Klimaatsubsidies van deze website.