U bezorgt de aanvraag tot subsidiebeslissing uitsluitend in een digitale versie aan het VIPA. Enkel de plannen bezorgt u ook in papieren versie en in tweevoud aan het VIPA. Om de dossierbehandeling vlot te laten verlopen, slaat u de documenten op volgens de naamgeving zoals aangegeven na elk document. De naam van de voorziening wordt steeds vermeld in de naamgeving van het bestand. Alle bestanden worden aangeleverd in pdf- of word-formaat, tenzij anders vermeld.

Wat Naam document - opslaan als Meer info
De ondertekende notulen met de beslissing tot aanvraag 1. Formele aanvraag_Naam voorziening.pdf De ondertekende notulen van de vergadering van de bevoegde organen van de aanvrager met de beslissing om, conform de subsidiebelofte, een investeringssubsidie aan te vragen, hierin wordt tevens aangegeven voor welke projectfase de subsidiebeslissing wordt aangevraagd.
Een bijzonder bestek 2. Bijzonder bestek_Naam voorziening.pdf Een bijzonder bestek bevat volgende onderdelen:
- de voorwaarden voor het gunnen van de opdracht, overeenkomstig de principes van de wetgeving betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;
- de voorwaarden voor de uitvoering van de werkzaamheden;
- de technische beschrijving;
- de gedetailleerde opmeting;
- de samenvattende opmeting;
- het model van het inschrijvingsbiljet.
De raming van de kostprijs per artikel 3. Raming_Naam voorziening.pdf  
Bewijs zakelijk of genotsrecht 4. Bewijs zakelijk recht_Naam voorziening.pdf Bijzondere uitrusting
Bij een project 'bijzondere uitrusting' moet de aanvrager bij het indienen van zijn aanvraag voor investeringssubsidies over een voldoende lang* zakelijk of genotsrecht beschikken op het gebouw waarin de bijzondere uitrusting zal gebruikt worden.
 
* tot minstens 5 jaar na de ingebruikname van het project
 
Oprichtingskosten
Bij een project oprichtingskosten moet de aanvrager bij het indienen van zijn aanvraag voor investeringssubsidies over een voldoende lang* zakelijk of gebruiksrecht beschikken op het gebouw waarin de bijzondere uitrusting zal gebruikt worden.
 
* tot minstens 10 of 25 jaar na de ingebruikname van het project voor respectievelijk roerende en onroerende zaken