Nieuwe overeenkomst indienen
De overeenkomsten Arbeidsmatige activiteiten (AMA) kunnen via een digitaal systeem worden ingediend. Per overeenkomst moet je een formulier invullen en indienen. Het is niet mogelijk om alle overeenkomsten in één beweging in te dienen.
Inloggen gebeurt via je elektronische identiteitskaart (e-ID). Dit kan ook via andere digitale sleutels: itsme, mobiele app, federaal token, .... Hou deze bij de hand. Het moet geen e-ID van de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de organisatie zijn. Elke werknemer kan een overeenkomst indienen.
De volgende gegevens worden opgevraagd bij de indiening:
- Type van de voorziening
- Het erkenningsnummer van de erkende begeleider AMA (dit is een nummer dat de organisatie ontvangt van het Departement WVG nadat ze erkend is als begeleider AMA);
- De voor-, achternaam en het rijksregisternummer van de deelnemer AMA;
- De werkpost (naam van de locatie, adresgegevens zijn niet nodig);
- De startdatum van de overeenkomst;
- De einddatum van de overeenkomst. Dit is niet verplicht. Je moet dit enkel invullen als deze gekend is;
- Een kopie van de gesloten overeenkomst
- Deze moet ingescand worden en is enkel mogelijk in PDF of afbeelding (.jpg, .png, .tiff)
- De toegelaten maximale bestandsgrootte is 10 MB, je kan slechts 1 document opladen.
- Een e-mailadres van de persoon die gecontacteerd kan worden als er iets fout zou lopen met de indiening van de overeenkomst.
Vragen of technische problemen kan je doorgeven via zorgenwerk.dwvg@vlaanderen.be.
Opgelet:
- Een werkpost wordt in de regelgeving geformuleerd als: “de rechtspersoon, de zelfstandige natuurlijke persoon, de feitelijke vereniging of de overheidsinstelling waar een persoon arbeidsmatige activiteiten verricht”. Als een deelnemer bij twee of meer werkposten arbeidsmatige activiteiten tijdens dezelfde periode uitvoert, dan dien je voor elke werkpost een nieuwe overeenkomst in. Voert een deelnemer arbeidsmatige activiteiten uit bij één werkpost die evenwel verschillende locaties kent, dan volstaat één overeenkomst mét duidelijke vermelding van deze locaties.
- Als de werkpost verandert, dan moet je een nieuwe overeenkomst indienen. Je kan niet via een wijziging de werkpost laten veranderen. Het systeem koppelt dan automatisch overeenkomsten die voor eenzelfde deelnemer (op rijksregisternummer) werden goedgekeurd. Zo blijft de subsidie doorlopen. Daarna dien je een stopzetting in voor de oude overeenkomst.
- Als je geen bevestigingsmail ontvangt binnen de 24u, dan moet je de overeenkomst opnieuw indienen.
- Het systeem controleert de combinatie van "Erkenningsnummer" met "Type van de voorziening". Vul dit zorgvuldig in.
- Om het formulier in te vullen, is het aan te raden om Google Chrome, FireFox of Edge als browser te gebruiken.
- Als je verschillende bevestigingsmails ontvangt voor dezelfde overeenkomst, hoef je momenteel niets te doen. Het systeem zal deze dubbels automatisch filteren. Je zal, na de beoordeling, 1 goedkeuringsmail ontvangen met daarin het correcte referentienummer.
Overeenkomst wijzigen
In enkele gevallen kan een overeenkomst gewijzigd worden zonder dat de subsidie stopgezet wordt. Het gaat over de ‘werkafspraken’ zoals het uurrooster en takenpakket.
Opgelet:
- Je kan enkel een goedgekeurde overeenkomst wijzigen. Als een overeenkomst afgekeurd is, dan dien je een nieuwe overeenkomst in.
- Dien altijd de volledige overeenkomst opnieuw in, zelfs al wijzigt slechts één onderdeel. Het is belangrijk dat alle verplichte elementen van de overeenkomst in één document opgenomen zijn. Dien dus geen onderdeel of aparte pagina in.
- Als de werkpost verandert, dan kan dit niet via een wijziging aangepast worden. Je moet dan een nieuwe overeenkomst indienen.
De erkende begeleider geeft de gewijzigde overeenkomst elektronisch door aan het Departement WVG.
Overeenkomst stopzetten
Overeenkomsten hebben geen vooraf gedefinieerde einddatum. De AMA-begeleiding eindigt wanneer één van de partijen de AMA-overeenkomst beëindigd volgens de modaliteiten vermeld in de overeenkomst of als de uitkeringsinstantie geen toestemming meer geeft voor het uitvoeren van AMA.
De erkende begeleider geeft de beëindiging van de overeenkomst elektronisch door aan het Departement WVG.