De naam van de kunstenaar en van het kunstwerk, de kost en het bewijs van de betaling ervan moeten meegedeeld worden aan het VIPA.
Klassieke financiering - eindevaluatie
In de klassieke financiering moeten deze gegevens meegedeeld worden bij het opvragen van het saldo van de subsidies en/of bij de eindevaluatie.
Als de aanvrager nog niet over alle facturen van het kunstwerk beschikt, wordt er gewacht met de uitbetaling van de laatste schijf subsidies.