In bepaalde uitzonderlijke gevallen kan objectief gezien slechts één bepaalde kunstenaar de opdracht uitvoeren. Dit is het geval voor kunstwerken, waarbij het unieke karakter en de waarde van het kunstvoorwerp inherent zijn aan de identiteit van de kunstenaar.

In dit geval laat de wetgeving overheidsopdrachten u toe gebruik te maken van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (art. 42, §1, 1°, d), i van de Wet inzake Overheidsopdrachten van 17 juni 2016). Deze bepaling stelt dat de opdracht alleen door een bepaalde ondernemer kan worden verricht omwille van volgende reden: “de opdracht heeft als doel het vervaardigen of verwerven van een uniek kunstwerk of het leveren van een unieke artistieke prestatie”. 

Concreet betekent dit dat u in dit geval de kunstenaar, die u geschikt acht om uw unieke geïntegreerde kunstproject te realiseren, kan contacteren en met hem/haar een overeenkomst kan afsluiten. In het aanschrijven van de kunstenaar dient u te verwijzen naar bovenstaande regelgeving. U moet het gebruik van deze uitzonderingsprocedure echter zeer goed motiveren.

In de andere gevallen zullen er immers meerdere kunstenaars zijn die een kunstintegratieproject kunnen realiseren voor een bepaalde context. Dan moet u een andere plaatsingsprocedure (al dan niet met voorafgaande bekendmaking) gebruiken. Daarbij zult u in principe verschillende kunstenaars de kans moeten geven om een voorstel in te dienen. Zo krijgt u de mogelijkheid om te kiezen uit verschillende creatieve voorstellen, wat inspirerend werkt.