Een centra voor teleonthaal moet vóór 1 mei een inhoudelijk en financieel verslag over het voorbije werkingsjaar indienen (=werkingsjaar X). Deze verslagen moeten elektronisch worden ingediend via mail naar teleonthaal.dwvg@vlaanderen.be.

Hieronder vindt u de richtlijnen en de formulieren die hiervoor gebruikt worden.

Inhoudelijk verslag

Voor het inhoudelijk verslag is het volgende formulier te gebruiken:

Ter info kunt u de richtlijnen voor het opmaken van het jaarverslag 2015 van de centra voor teleonthaal nalezen. Deze zijn ongewijzigd van toepassing.

Financieel verslag

Vanaf het jaar 2006 is elk centrum voor teleonthaal verplicht de boekhouding te voeren volgens de aangepaste vzw-regelgeving (koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen).

Daarnaast geldt enerzijds de sectorale regelgeving: het decreet van 8 mei 2009 betreffende het algemeen welzijnswerk en het besluit van de Vlaamse Regering van 21 juni 2013 betreffende het algemeen welzijnswerk.

Anderzijds geldt ook het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 betreffende de boekhouding en het financieel verslag voor de voorzieningen in bepaalde sectoren van het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Op 29 november 2013 werd dit besluit gewijzigd met onder meer de verplichting om ook de facultatieve codes in de jaarrekening in te vullen. Dit besluit wordt uitgevoerd in het ministerieel besluit van 23 februari 2006 houdende de uitvoering voor de centra voor algemeen welzijnswerk van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 betreffende de boekhouding en het financieel verslag voor de voorzieningen in bepaalde sectoren van het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin.
 

De jaarrekening

Het centrum voor teleonthaal moet een jaarrekening indienen over het boekjaar X volgens het verkort model  (grote verenigingen) of volgens het volledig model (zeer grote verenigingen) zoals neer te leggen bij de Nationale Bank. Deze jaarrekening is goedgekeurd door de Algemene Vergadering en ondertekend door de gemandateerde vertegenwoordigers van de vzw.

Het is verplicht om in de jaarrekening die wordt neergelegd bij de Nationale Bank alle codes in te vullen, ook diegene die facultatief zijn (codes 70/74, 73, 60/61).
 

De resultatenrekening per activiteitencentrum

Volgens artikel 13 van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 betreffende de boekhouding en het financieel verslag voor de voorzieningen in bepaalde sectoren van het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin omvat het financieel verslag van voorzieningen met een vzw-statuut ook een resultatenrekening uitgesplitst per activiteitencentrum.

In artikel 1 van dit besluit wordt een activiteitencentrum gedefinieerd als elke entiteit die als dusdanig erkend of gesubsidieerd is en elke activiteit waarvoor aan de overheid een afzonderlijk financieel verslag moet worden bezorgd. Een voorbeeld hiervan is de werking die erkend is door de Vlaamse Overheid of de werking met projectsubsidies van een provinciaal of lokaal bestuur.

Verder is afgesproken dat als de subsidies afzonderlijk moeten verantwoord worden (dus als er een aparte afrekening moet worden ingediend), er een apart activiteitencentrum moet opgenomen worden. Een aparte afrekening betekent dat het niet volstaat om het financieel jaarverslag van het centrum voor teleonthaal in te dienen, maar dat er een aparte afrekening van de subsidies gevraagd wordt. Bij werkingssubsidies van een gemeente is dikwijls geen aparte afrekening vereist. De subsidies en kosten die ermee samenhangen, mogen dan ook bij het activiteitencentrum Vlaamse Overheid worden gevoegd. Een tweede, afzonderlijk criterium is of er verplicht personeel moet ingezet worden met de subsidie. Is dit het geval, dan moet er ook een apart activiteitencentrum worden opgenomen. Deze twee criteria gelden elk apart.

Subsidies voor gesubsidieerde contractuelen (Gesco’s), de tussenkomst in het kader van de Sociale Maribel, de tussenkomst van de VDAB voor de tewerkstelling van personen met een handicap of subsidies voor andere tewerkstellingsstatuten en de personeelskosten die hiermee zijn gefinancierd, worden vermeld bij het activiteitencentrum waar ze bij horen.

Zijn deze subsidies en bijdrageverminderingen niet gelinkt aan een bepaalde project- of werkingssubsidie, dan mogen ze samen met de kosten vermeld worden bij het activiteitencentrum Vlaamse Overheid. Wordt echter een bepaald tewerkstellingsstatuut ingezet in het kader van een projectsubsidie die apart moet worden afgerekend of waarvoor personeelsinzet verplicht is, dan horen de opbrengsten en kosten bij het activiteitencentrum van deze subsidie.

Bij een activiteitencentrum moeten alle opbrengsten (naast subsidies ook giften en andere opbrengsten) en alle kosten die samenhangen met die werking worden opgenomen in de deelafrekening per activiteitencentrum. Dit betekent dat alle werkingsopbrengsten en werkingskosten moeten verdeeld worden over de verschillende activiteitencentra. Voor de werkingskosten kunnen dit de werkelijke kosten zijn, indien de kosten van het activiteitencentrum analytisch geboekt zijn. Als dit niet het geval is, moet een verdeelsleutel gebruikt worden. De toegepaste verdeelsleutel(s) moet(en) in de verplichte bijlage bij de resultatenrekening per activiteitencentrum worden toegelicht (onderaan bijlage 2). Naar verhouding moeten wel alle kosten worden toegerekend. Het volstaat niet om bijvoorbeeld alleen de toewijsbare reiskosten van de personeelsleden op te nemen omdat deze gemakkelijk toe te rekenen zijn. Alle werkingskosten moeten verdeeld worden. Deze verdeling, volgens reële kosten of verhoudingsgewijs, moet ook worden toegepast op de afschrijvingen. De financiële en uitzonderlijke kosten en opbrengsten moeten worden toegekend aan het activiteitencentrum waarop ze betrekking hebben. Indien alle kosten en opbrengsten van de totale vzw volledig verdeeld zijn over de verschillende activiteitencentra zal het resultaat van de kolom ‘controle’ op de bijlage 1 nul bedragen.

In de verplichte aparte bijlage bij de resultatenrekening per activiteitencentrum moet ook de totale brutoloonkost van de met de enveloppe gesubsidieerde personeelsleden worden vermeld. De brutoloonkost AWW bekomt men door het schema bovenaan de bijlage 2 in te vullen.
 

De begroting

Ieder centrum moet een begroting voor het boekjaar X+1 indienen zowel voor de totale vzw als voor het activiteitencentrum ‘Vlaamse overheid’. De administratie heeft hiervoor een model opgemaakt (zie bijlage 3).

Indien de kosten in de begroting sneller stijgen dan de opbrengsten, dan moet het Centrum voor teleonthaal daarover toelichting geven.
 

Aandachtspunten bij de opmaak van het financieel jaarverslag

  • Het is verplicht om in de jaarrekening die wordt neergelegd bij de Nationale Bank alle codes in te vullen, ook diegene die facultatief zijn (codes 70/74, 73, 60/61).
  • Alle documenten van het financieel jaarverslag (inclusief de sociale balans) moeten worden ingediend in euro en niet in duizend euro.
  • De administratie vraagt om op de sociale balans de inlichtingen over de opleidingen voor de werknemers tijdens het boekjaar in te vullen.
  • Op de resultatenrekening per activiteitencentrum en de begroting moet boven iedere kolom het aantal VTE worden ingevuld (zie bijlage 1, excel 17 kB, en bijlage 3, excel 19 kB).
  • Op de resultatenrekening per activiteitencentrum moet in de eerste kolom steeds de resultatenrekening van de totale vzw worden vermeld.
  • Wij vragen u om op iedere bijlage de naam van het centrum voor teleonthaal te vermelden.
     

Samenvatting

Het financieel jaarverslag X van het centrum voor teleonthaal moet dus bestaan uit:

  • een jaarrekening over het boekjaar X;
  • de resultatenrekening, uitgesplitst per activiteitencentrum  (bijlage 1);
  • een bijlage met de brutoloonkost AWW en een toelichting bij de resultatenrekening per activiteitencentrum (bijlage 2) met uitleg over de verdeling (verdeelsleutels of werkelijke kosten) van de kosten en opbrengsten over de verschillende activiteitencentra;
  • de  begroting over het boekjaar X+1  met eventuele toelichting (bijlage 3);
  • een detail van de 73-rekeningen (bijlage 4);
  • het fiscale attest van het sociaal secretariaat boekjaar X.

U vindt hier alle bijlagen terug.